10 أخطاء تواصل شائعة يجب أن تتجنبها حتى لا تخسر إيراداتك وعملائك
كيف تتواصل مع عملائك وتتجنب أخطاء التواصل وسوء التفاهم
لا تفترض أبدًا أن رسالتك قد تم فهمها!
قد يكون من المحرج أن ترتكب أخطاء في التواصل.
على سبيل المثال ، إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني دون التحقق من أخطاء التواصل فيه ، ثم أدركت لاحقًا أنه يحتوي على خطأ ، فقد ينتهي بك الأمر إلى أن تبدو غير مهني وغير محترف.
لكن أخطاء التواصل الأخرى يمكن أن يكون لها عواقب أكثر خطورة، يمكن أن تشوه سمعتك أو تزعج العملاء أو تؤدي إلى خسارة الإيرادات.
يجب أن تضع الأساسات لتستطيع الإجابة بثقة عن سؤال كيف تتواصل ع عملائك بنجاح.
اذاً، كيف تتواصل مع عملائك ؟
في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على 10 من أخطاء التواصل الشائعة، وسنناقش ما يمكنك القيام وكيف تتواصل مع عملائك لتتجنب هذه الأخطاء
الخطأ الأول: عدم تعديل عملك
قد تجعلك الأخطاء الإملائية والنحوية تبدو مهملاً.
لهذا السبب من الضروري التحقق من جميع وسائل تواصلك ومحتواها قبل إرسالها.
لا تعتمد على المدققين الإملائيين في اكتشاف أخطاء التواصل الكتابية:
لن يلتقطوا الكلمات التي تم استخدامها بشكل غير صحيح.
بدلاً من ذلك ، قم بمراجعة عملك ، واستخدم قاموسًا للبحث عن أي كلمات لست متأكدًا منها.
قد تجد أنه من المفيد عمل قائمة بالكلمات والعبارات التي تجد صعوبة في فهمها والتي تعد من أخطاء التواصل البارزة.
قد يكون من الصعب رؤية الأخطاء في عملك الخاص، لذا ضع في اعتبارك أن تطلب من أحد الزملاء مراجعة المستندات الأساسية قبل توزيعها.
بدلاً من ذلك ، اقرأ عملك بصوت عالٍ – وهذا يسهل عليك اكتشاف الأخطاء المطبعية وأخطاء النغمات. بعد ذلك ، امنح نفسك وقتًا للتفكير في المستند وإجراء أي تغييرات نهائية.
الخطأ الثاني: توصيل الأخبار السيئة عبر البريد الإلكتروني ” هذا خطأ ضخم في قائمة أخطاء التواصل التي وضعناها لك “
هل ستعلن عن تسريح العمال لفريقك عبر البريد الإلكتروني أو المراسلة الفورية؟
إذا قمت بذلك ، يمكن أن تزعج الجميع!
لا تسمح لك قنوات التواصل المكتوبة بتخفيف الرسائل الصعبة بإشارات غير لفظية (مثل لغة الجسد) ،
ولا تسمح لك بالتعامل الفوري مع المشاعر الشديدة.
إذاً كيف تتواصل مع عملائك في الحالات الصعبة؟
إذا كنت بحاجة إلى تقديم أخبار سيئة ، فقم بذلك شخصيًا ، وفكر جيدًا في كيفية القيام بذلك بحساسية ، حتى تتمكن من نقل رسالتك ولكن تقليل الاضطراب طويل المدى في نفس الوقت.
عندما ترسل رسالة صعبة شخصيًا ، يكون من الأسهل التعرف على العلامات التي تشير إلى أن الأشخاص قد أساءوا فهم الأجزاء الرئيسية من رسالتك ، أو أنهم أخذوا المعلومات بشكل سيء. يمكنك بعد ذلك اتخاذ خطوات لتوضيح رسالتك أو مساعدة الناس على التعامل مع الأخبار الصعبة.
الخطأ الثالث: تجنب المحادثات الصعبة
في مرحلة ما ، ستحتاج إلى تقديم ملاحظات سلبية.
من المغري محاولة تجنب هذه المحادثات ، ولكن يجب أن تعرف كيف تتواصل مع عملائك أو موظفيك في هذه الظروف لأن تجنبها هذا يمكن أن يسبب المزيد من المشاكل – على سبيل المثال ، قد تجد أن مشكلة صغيرة “تتخلى عنها” سرعان ما تتطور لتصبح مشكلة كبيرة.
التحضير هو مفتاح التعامل مع المحادثات الصعبة.
تعلم كيفية إعطاء ملاحظات واضحة وقابلة للتنفيذ ، واستخدام أدوات مثل أسلوب الموقف – السلوك – التأثير لتشجيع الناس على التفكير في سلوكهم.
قد ترغب أيضًا في لعب دور محادثتك أولاً ، بحيث تشعر بالثقة في كل من كلماتك ولغة جسدك.
الخطأ الرابع: عدم الحزم ” من أخطاء التواصل الشائعة “
الحزم هو تحديد ما تحتاجه ، مع مراعاة رغبات واحتياجات الآخرين.
قد لا تستطيع دائماً أن تشق طريقك دائمًا عندما تكون حازمًا، لكن لديك فرصة أفضل للقيام بذلك ، أو للوصول إلى حل وسط ، لأنك كنت واضحًا بشأن احتياجاتك.
الحزم يعني أيضًا قول “لا” عندما تحتاج إلى ذلك.
ملحوظة:
الحزم ليس مثل العدوان. عندما تكون عدوانيًا ، أنت تضغط للحصول على ما تريد دون التفكير في حقوق الآخرين ورغباتهم واحتياجاتهم.
الخطأ الخامس: الرد وعدم الاستجابة
هل سبق لك أن صرخت في وجه زميل في حالة إحباط ، أو أرسلت ردًا مقتضبًا على رسالة بريد إلكتروني ، دون التفكير في وجهة نظرك؟
إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن تكون قد تفاعلت عاطفياً ، بدلاً من الرد بهدوء.
هذا النوع من رد الفعل العاطفي يمكن أن يضر بسمعتك
قد تزعج الناس بمشاعرك القوية ، وتعطي الانطباع بأنك تفتقر إلى ضبط النفس والذكاء العاطفي.
الخطأ السادس: عدم الاستعداد بشكل جيد ” كيف تتواصل مع عملائك في حالة عدم جهوزيتك؟ “
تؤدي العروض التقديمية أو التقارير أو رسائل البريد الإلكتروني المعدة بشكل سيء إلى إحباط جمهورك ويمكن أن تضر بسمعتك بمرور الوقت. هذا هو السبب في أنه من الضروري التحضير والتخطيط لاتصالاتك بعناية.
أولاً ، خصص وقتًا للتخطيط الكامل لاتصالاتك.
اترك وقتًا للتدقيق اللغوي والعثور على الصور والتحقق من توافق المستندات مع برامج جمهورك.
بعد ذلك ، إذا كنت ستلقي خطابًا أو عرضًا تقديميًا ، فقم بالتدرب جيدًا ، حتى تكون بطلاقة وملهمة.
الخطأ السابع: استخدام نهج “مقاس واحد يناسب الجميع” في التواصل ” من أخطاء التواصل التي لا تغتفر “
إذا كنت تستخدم نهج “مقاس واحد يناسب الجميع” للتواصل ، فقد تغفل شخصيات واحتياجات وتوقعات الأشخاص المختلفة.
في الواقع ، تحتاج اتصالاتك إلى معالجة هذه الاختلافات قدر الإمكان.
إذا كنت تعد عرضًا تقديميًا ، فتأكد من أنك تقدر أن لدى الناس أساليب تعلم مختلفة ، وأنك تلبيها. هذا يعني أن الجميع – من أولئك الذين يتعلمون بشكل أفضل من خلال القراءة إلى أولئك الذين يفضلون نهجًا عمليًا أكثر – يمكنهم الاستفادة من جلستك.
الخطأ الثامن: عدم الاحتفاظ بعقل منفتح عند مقابلة أشخاص جدد
مكان العمل اليوم هو بوتقة تنصهر فيها الأعراق والأديان والأعمار والتوجهات الجنسية والقدرات ووجهات النظر. تخلق هذه الاختلافات نسيجًا غنيًا من الخبرات والآراء التي يمكن أن تعزز حياتنا بشكل كبير.
لذا ، خصص وقتًا للاستماع عندما تقابل شخصًا جديدًا. امنحهم مساحة للتحدث عن وجهات نظرهم وخذ وقتًا لاستيعابها.
بعد ذلك ، تعلم كيفية إدارة الاختلافات الثقافية ، بحيث تأخذ في الاعتبار احتياجات وتوقعات كل شخص. إذا كنت تعمل غالبًا مع أشخاص من الخارج ، فاستكشف فكرة الذكاء الثقافي ، بحيث يمكنك البدء في تكييف سلوكك عندما تصادف أشخاصًا من ثقافات مختلفة.
الخطأ التاسع: افتراض أن رسالتك قد فُهِمت
خذ دائمًا وقتًا للتحقق من أن الأشخاص قد فهموا رسالتك.
على سبيل المثال ، عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا ، يمكنك تشجيع الأشخاص على الرد بأسئلة أو الرد ، إذا لم يفهموا جزءًا من رسالتك.
أو ، إذا كنت قد قدمت عرضًا تقديميًا ، فخصص الوقت المناسب للأشخاص لمناقشة نقاطك الرئيسية أو اترك وقتًا للأسئلة في النهاية.
تلميح:
للتحقق من أنك قد فهمت بشكل صحيح ، استخدم الأسئلة المفتوحة التي تبدأ بـ “كيف” أو “لماذا” أو “ماذا”. يشجع ذلك على التفكير ، وسيساعد أعضاء جمهورك على شرح ما أخذوه شخصيًا من اتصالك.
الخطأ 10: انتهاك خصوصية الآخرين عن طريق الخطأ
هل سبق لك إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني حساسة إلى الشخص الخطأ ، أو إرسال مرفق غير صحيح؟
يمكن أن تسبب هذه الأنواع من الأخطاء مشاكل تجارية خطيرة ، وتنتهك خصوصية الأشخاص ، وتؤدي إلى الإحراج والارتباك.
لتجنب هذه المشاكل ، اكتب رسائل حساسة قبل تحديد المستلم ، ثم تحقق مرة أخرى من عنوان بريده الإلكتروني. إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يملأ عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا ، فيمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة ، بحيث يمكنك اختيار المستلم الصحيح بوعي.
قد تجد أنه من المفيد صياغة رسائل البريد الإلكتروني هذه في مستند معالجة النصوص أو بريد إلكتروني فارغ ، ثم لصق النص في رسالة جديدة. بهذه الطريقة لن تقوم بطريق الخطأ بتضمين أي معلومات من الرسائل السابقة.
النقاط الرئيسية |
كل شخص يرتكب أخطاء التواصل من وقت لآخر.
ومع ذلك ، ستحمي سمعتك إذا تجنبت الأخطاء الأكثر شيوعًا وأبديت اهتمامًا بتطوير نفسك في موضوع كيف تتواصل مع عملائك، وتشمل بعض أخطاء التواصل عدم تعديل عملك ، وانتهاك خصوصية الأشخاص عن طريق الخطأ عند إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ، وعدم الحزم.
مفتاح النجاح لعلاقات خالية من أخطاء التواصل التي ذكرناها هو التفكير في احتياجات جمهورك. قم بإعداد كل بريد إلكتروني ، ومستند ، وعرض تقديمي بعناية ، وامنح نفسك الوقت للتحقق من ذلك.
قبل كل شيء ، تذكر أن الاتصال هو عملية ذات اتجاهين.
كن مستعدًا للأسئلة ، واستمع لما يقوله جمهورك.
اصنع من نفسك أنموذجاً بحيث يسألك الغير كيف تتواصل ع عملائك لتصنع هذه العلاقات الرائعة؟
المصدر : MindTools
